¿Cómo puedo agilizar la toma de decisiones?

Las decisiones más rápidas tienden a ser de mayor calidad, lo que sugiere que la velocidad no socava el mérito de una decisión determinada. Más bien, las buenas prácticas de toma de decisiones tienden a producir decisiones que son a la vez de alta calidad y rápidas. Que la decisión la tome el nivel correcto. No tienen que ser los jefes los más adecuados para decidir. Acostumbrarse a delegar y dejar que los que más saben del asunto en particular sean los que tomen la decisión. Concentrarse en lo que más valor aporta. Puede parece obvio pero la realidad muestra que perdemos mucho tiempo en discutir y tomar decisiones sobre asuntos que no son decisivos. Centre esfuerzos y recursos en lo que realmente merezca la pena. El 80% del valor es aportado por el 20% de las decisiones. Obtener el compromiso de las partes interesadas relevantes. Las organizaciones sobresalientes también se comprometen a ejecutar las decisiones una vez que se toman, especialmente entre las personas que en última instancia son responsables de una decisión determinada.

No pienses en términos de “todo o nada”, piensa en términos de oportunidades futuras. Maneja diferentes opciones. En lugar de limitarnos a las opciones más obvias, deberíamos aprender a ampliar nuestra perspectiva. Pídele a alguien que resuelva el problema. Recuerda que a menudo las mejores ideas provienen de personas completamente ajenas al contexto del problema. Cualquier opinión es digna de valorar. Recurre a las analogías. Considera una alternativa radicalmente opuesta a tus creencias. Aplica la técnica 10/10/10. Antes de decidir, piensa en cómo te sentirás durante los próximos 10 minutos, 10 meses o 10 años, en dependencia del alcance de la decisión que debes tomar. Limita las opciones. A veces, el problema de tomar decisiones radica en que tenemos demasiadas opciones. Pon a prueba las diferentes alternativas. Es recomendable ir paso a paso, con la seguridad y la tranquilidad que ello reporta. Imagina el peor escenario posible. No se trata de asumir una actitud catastrofista pero es conveniente que antes de tomar una decisión, estemos preparados para un fracaso. Satisface tus prioridades. Tomes la decisión que tomes, lo más importante es que te sientas satisfecho. Eso se logra alineando tu toma de decisiones con tus prioridades. Decide, no dejes que los demás decidan por ti.

Genera confianza, porque la confianza no se tiene que conseguir, se debe tener de inicio. Es importante transmitir desde el primer momento que se confía y después solo en algunas ocasiones se puede perder. Incluso en estos casos debemos poder permitir recuperarla. Comentar abiertamente las situaciones que han podido llevar a la desconfianza ayudará a restablecer la situación. Empodera a tu equipo, dando responsabilidad a todas las personas y oficialízalo para que tengan autonomía. No dejes pasar la oportunidad de reforzarlo recordando a otras personas que ciertas decisiones las toma alguien que no eres tú pero que tiene toda tu confianza. Deja las decisiones a los expertos, las decisiones las deben tomar los expertos que tengamos en los equipos, no sólo los responsables. Debes saber rodearte del mayor talento posible y potenciarlo dejando que se desarrolle. Define objetivos claros a las personas del equipo de manera individual pero que estén alineados hacia un fin común. Asegúrate de que son realizables y consensuados con ellos y de que tienen todas las herramientas necesarias para conseguirlos así como una fecha de consecución a corto/medio plazo. Evita el micromanagement, no intentes controlar todos los detalles sin importancia, y céntrate en lo realmente importante y estratégico. Deja espacio a las personas de tu equipo para que gestionen sus responsabilidades y no quieras saber donde están ni qué hacen en todo momento. Aprende a delegar aunque no sea fácil por la sensación de pérdida de control que podemos tener. Herramientas como crear un panel de delegación ayudan a clarificar el nivel de autonomía en diversos aspectos siendo muy útil tanto para el equipo como para el responsable. Es importante que se haga de manera consensuada con el equipo, se ponga en un lugar visible y se respeten los acuerdos. Defiende las decisiones del equipo independientemente del resultado pero sobretodo si el resultado no es el esperado. Intenta pasar desapercibido en los éxitos y sobretodo estar en primera línea cuando algo no ha salido como se esperaba. Es en esos casos donde el equipo debe notar que está respaldado y tú asumir las consecuencias de las decisiones como si las hubieras tomado personalmente. Sé transparente, transparencia con la información que debe ser accesible y pública. Se debe crear mecanismos formales e informales que faciliten la comunicación entre las personas del equipo y evitar la comunicación vertical que hace que muchas veces no llegue o lo haga de manera distorsionada. Además como responsables no debemos ser meros transmisores de información, sino facilitar el acceso y actuar con la máxima transparencia. Cuando detectes que quizás no tomaste la decisión más correcta, asúmelo, aprende para el futuro pero, sobretodo, reconócelo delante de tu equipo. Eso hará mejorar la valoración que el equipo tiene de ti y sobretodo hará que vean que equivocarse es una opción y una oportunidad de mejorar como equipo. Es importante desterrar la cultura del error y la culpa e incentivar las ganas de mejorar y cambiar lo que no va bien. Habla con tu equipo, asegurando tener momentos de calidad para tener conversaciones individuales con las personas del equipo donde estés realmente presente, con la mente puesta en escuchar y empatizar con ellos. Intenta tener conversaciones informales donde os podáis dar feedback mútuo de una manera constructiva y reforzar la relación de confianza. Asegúrate de que mediante estas conversaciones saben cómo piensas y se sientan cada vez más alineados. Esto les quitará el miedo a “equivocarse”.

Para agilizar la toma de decisiones ante un escenario en particular, pon sobre la mesa los datos más importantes y olvídate de aquellos que faltan. Por ejemplo, imagina que se ha presentado una oportunidad de negocio con una empresa y tu equipo de ejecutivos tiene carpetas con extensos documentos al respecto. No hay tiempo para leer toda esa información, ¿qué hacer? Entre otras cosas, evalúa: Los datos más importantes: ¿es confiable? ¿dicha empresa tiene buena reputación? La opinión de tu equipo: ¿consideran que es una buena oportunidad? Margen de error: ¿qué posibilidades hay de fallar? En base a este tipo de datos, puedes agilizar la toma de decisiones en situaciones puntuales. Cuando cambias la perspectiva desde la cual ves los asuntos diarios, es más fácil evaluar las implicancias de una decisión u otra. Un buen ejercicio es poner sobre la mesa todas las opciones frente a una decisión, sin descartar ninguna en primera instancia. Define con claridad el desafío: ¿qué tengo que hacer para resolver determinada situación? O ante una decisión que debas tomar: ¿cuál es el foco central? Considera todos los posibles escenarios. Si no estás seguro sobre las opciones que tienes, comienza a descartar las que sean menos atractivas. Así, podrás quedarte con las mejores alternativas, haciendo más fácil la toma de decisiones aun cuando no cuentes con un ERP en México o en cualquier otro país de la región. Además de estos tips, recuerda tener una actitud muy abierta al cambio constante, pues las tendencias cambian con una gran velocidad. Además, procura estar atento a las nuevas tecnologías y complementa tus labores con el seguimiento de las gestiones: una fórmula ganadora al momento de tomar decisiones.